ビジネスカードを従業員も使えるようにするには

「ビジネスカードは社長の分が1枚あれば十分」、「必要なときに従業員に貸し出せば良い」と考える方がいるかもしれませんが、これは厳禁。ビジネスカードは、使用する人数分を用意する必要があるのです。

ビジネスカードの使い回しは厳禁！

一般的なクレジットカードは、発行された本人（契約者/カードの名義人）のみに使用が許諾されています。たとえ家族であっても本人以外が使うことは契約上違反となり、クレジットカードが必要であれば家族カードを申請する必要があります。ビジネスカードもこれはまったく同じ。同じ社内であっても、ビジネスカードの使いまわしや貸し借りは厳禁なのです。名義人以外の利用は明確な規約違反で、このような事態がカード発行会社の知るところとなれば、ビジネスカードの契約は継続が難しくなってしまいます。また企業としても経費の管理が困難となり、セキュリティ上の問題が発生してしまう可能性もあるのです。

通常、ビジネスカードは本会員用のカードの他に、従業員用に追加カードの発行が可能となっています。経費精算の効率化やキャッシュフローの改善を目的としてビジネスカードを従業員に使わせたい場合には、カード会社に追加カードの申請を行いましょう。

追加カードの発行方法は？

では実際に追加カードを発行するにはどのような手続きが必要なのでしょうか？

手続きの方法について解説する前に、まず法人カードの定義（カード会社によって若干解釈が違う場合があります）について確認しておきましょう。企業が事業経費の決済に使うカードは一般的に法人カードと呼ばれますが、法人カードは大きく「コーポレートカード」と「ビジネスカード」に分かれます。それぞれに明確な定義があるわけではありませんが、比較的大きな企業向けの法人カードをコーポレートカード、中小企業や個人事業主向けのクレジットカードをビジネスカードと呼ぶことが多いようです。本記事ではビジネスカードを中心に話を進めます。

カード申し込み時の審査が完了しビジネスカードが発行されれば、基本的に追加カードには審査は行われません。利用者が従業員の場合でも、追加カードなので法人代表者の審査内容に問題がなければ発行が可能になるというわけです。ただし追加カードの発行枚数はカード会社によって上限が決められている場合もあるので、必要枚数がわかっている場合には本会員用のカードを申請する前に確認しておきましょう。上限の基準はカード会社によって異なります。

実際に追加カードを申請する場合には、資料請求を行う、もしくはサポートセンターに電話で申し込む、Webから手続きを行うなどカード会社によってその方法は異なりますが、数日から数週間で追加カードが発行されます。

追加カードのメリットは？

ビジネスカードは経営層や幹部だけでなく、従業員に活用してもらうことにより以下のようなメリットが生まれます。

経理処理が効率的になる

出張精算や交際費の精算を効率的に行えるようになります。またカード会社からの請求は一括管理できるので、経費の透明化が進みます。領収書紛失などのトラブルも防ぐことができます。

小口現金を用意しておく必要が無い

仮払いの必要が無くなるので、社内に小口現金を用意しておく必要がありません。銀行に行く時間や、両替などの手間も削減できます。

経費の利用を制限できる

カードごとに利用上限額を決められるので、経費の使いすぎを抑制できます。また経費の不正使用も防ぐことが可能です。

カード紛失時も安心

現金を仮払いした場合には紛失の心配がありますが、ビジネスカードであれば停止手続きだけを行うだけで不正利用を防げます。また不正利用されてしまった場合でも、保険で補償されます。

手数料などの経費を削減できる

従業員が立て替え払いをする必要が無くなるので、振り込み手数料や手間の削減につながります。手数料は少ない額ではありますが、このような経費も累積すると大きな金額になってしまいます。

従業員が本会員と同等の付帯保険やサービスを利用できる

ビジネスに特化したサービスや特典が付帯しているビジネスカードは、従業員もその恩恵を得ることができます。

ポイント・マイルなどを効率よく貯められる

ほとんどの場合、本会員カードと同様、追加カードにも利用金額に応じたポイント還元があります。貯まったポイントやマイルをビジネスに活用すれば、経費削減につながります。

追加カードのデメリットは？

経営的に非常にメリットの多い追加カードですが、少なからずデメリットもあります。最後に、追加カードのデメリットを確認しておきましょう。

別途年会費がかかる場合がある

追加カードを発行すると、1枚あたり別途年会費が発生するビジネスカードもあります。契約の前には必要になる追加カードの数と、追加される年会費を確認しておきましょう。ただしほとんどの場合、本会員カードよりも追加カードの年会費はリーズナブルになっています。またビジネスカードの年会費は経費計上できますが、追加カードの年会費も同様に経費計上が可能です。

社員が不正使用する可能性も

従業員が追加カードを、私的に利用したり不正利用する可能性も考えられます。この場合、紛失や盗難、第三者による悪用ではないので、保険による補償は適用されないことがほとんどです。このような従業員による私的利用や不正利用を防ぐためには、「利用限度額を低く設定する」、「利用に関するルールを事前に決めておく」、「経費の使い道を利用控えなどで定期的にチェックする」などの対策を行う必要があります。

最近では追加カード無制限をうたうビジネスカードもあります。追加カードを誰に渡すのか、誰が保有しているのかをしっかりと管理し、何を購入するのかなどの目的を明確に、不正使用を回避することが重要です。

ラグジュアリーカードの場合
代表者様カード（本カード）に加えて、最大4名様まで追加カードを発行可能。
従業員様にも保有していただけ、貯まったポイントは合算可能。
Luxury Card Online(NETstation*APLUS)トップページから「各種変更・登録申請」→「お届け内容変更」→「家族カード追加」より申請いただけます。

まとめ

営業やバックオフィスの効率化は、そのまま事業の利益に直結します。ビジネスカードを活用すれば、営業は精算作業に時間を取られることなく営業活動に没頭できますし、経理部門も経費精算を効率化することにより月末集中の負担を軽減させることができるでしょう。ビジネスカードは、事業を効率的に加速させる有力なツールなのです。

ラグジュアリーカードの詳細はこちら