確定申告で領収書の「提出」は不要

領収書は、事業上で必要な支払いをしたことを証明する重要な書類です。確定申告で経費を計上するためにも領収書は欠かせません。しかし、確定申告で領収書そのものを提出する必要はなく、経費を計算するうえでも、必ずしも領収書でないといけないわけではないのです。

確定申告で領収書を提出する必要はありませんが、税法上、確定申告後も保管する義務があります。必要になったときに、いつでも確認できるように、経費が発生した際はできるだけ領収書を受け取って保管することが大切です。

また、電車やバスを利用した場合の運賃や自動販売機で購入した飲み物、取引先と食事してその場で割り勘にした場合など、そもそも領収書を受け取れないことがあります。また、領収書を紛失してしまうこともあるでしょう。そういったとき、領収書の代わりにできるものがあります。どのようなものがあるのか、詳しくみていきましょう。

領収書以外に確定申告で利用できるものは？

領収書以外で経費であることを証明できるものに、以下のようなものがあります。

• レシート
• 出金伝票
• クレジットカードの利用明細
• 電子マネーの支払い履歴
• ATMの振込明細
• 慶弔関係の招待状や案内状
• 納品書兼請求書・支払い完了メールなど

レシート

事業のために購入した商品・サービスの支払いであることがわかるレシートも、領収書の代わりになります。レシートの種類によっては、印字が消えやすいものがあるので注意が必要です。レシートに経費以外の商品が含まれている場合は、どの品物を経費とするべきか、領収書の空きスペースにメモ書きでも後でもよいので見た際にもわかるようにしておきましょう。

出金伝票

現金で事業に関する支払いをしたことを記録する出金伝票も領収書代わりに利用できることがあります。しかし、支払先事業者が発行したものではないため、あくまで領収書を紛失した際に利用できる「特例」と捉えていた方が良いでしょう。出金伝票は一般的に市販のものを使用しますが、会社オリジナルの書式の出金伝票を使うこともあります。出金伝票には、「支払いをした日付」「支払い先の情報」「支払った金額」「支払った目的、商品・サービス」などを記載します。

クレジットカードの利用明細

クレジットカードの利用明細も発行者名（店舗名など）、取引年月日、取引内容（商品）、金額、宛名（購入者）が記載されていれば、データをダウンロードして領収書の代わりにできます。なお、冒頭でも記載した通り、クレジットカードの利用明細を領収書の代わりとできる方は、所得税の申告を対象とし、消費税が免税の個人事業主となります。法人格はこの限りではないためご注意ください。

電子マネーの支払い履歴

支払いに電子マネーを利用した場合、WEBサイトやアプリで確認できる利用履歴のデータも領収書の代わりに利用できることがあります。ただしこちらもクレジットカードの利用明細と同様に、所得税の申告を対象とし、消費税が免税の個人事業主となります。法人格では利用できないと考えておくべきです。

ATMの振込明細

ATMで振り込んだ際に発行される振込明細も利用できることがありますが、こちらも取引先の事業者が発行したものではないので厳密には領収書の代わりにはなりません。もし、預金口座から振り込んだ場合は、預金通帳の記録でもかまいません。請求書と一緒に保管して、何の支払いだったのかがわかるようにしておきましょう。

慶弔関係の招待状や案内状

事業の関係者の冠婚葬祭に出席して、ご祝儀や香典をお渡しした場合、領収書を受け取れません。領収書の代わりに、結婚式の招待状や葬儀の案内状と一緒に、日付やお渡しした相手の名前、金額、内容などをメモに残し、出金伝票をおこしておきましょう。ご祝儀や香典袋のコピーをとっておくこともおすすめします。

納品書兼請求書・支払い完了メールなど

請求書兼納品書、支払い完了メールは領収書代わりに利用できます。銀行振込みやクレジットカード支払いの場合は経費を清算する際に利用できるため、保管しておきましょう。請求書も「代済」「了」「相済」などと記入されているものや「納品書兼領収書」は、領収書代わりに使用できます。通信販売で商品を購入した際に送られる購入明細確認メールや支払い完了メールも削除せず保存しておきましょう。

収書以外を確定申告で利用する際の注意点は？

確定申告で領収書以外のものを使用する場合、確かに経費にかかわる費用を支払ったことが証明できるように、領収書に記載されていることと同様の内容が明記されている必要があります。特に領収書が発行されない電車やバスの運賃などは、以下の項目が入っているかを注意しましょう。

記載が必要な項目

• 日付
• 金額
• 支払い先
• 購入内容
• 宛名

日付

いつ支払ったのかを証明できるように、支払った日の正確な年月日の記載が必要です。年については、和暦でも西暦でもかまいません。

金額

実際に支払った金額を正確に把握できるものである必要があります。税込み金額が記載されているか、軽減税率の飲食料品を購入した場合は、税率ごとに金額になっているかを確認しましょう。

支払い先

どこに支払ったのか、支払い先の情報（会社名などの情報）が明確である必要があります。

購入内容

どのような商品やサービスを購入したのかがわかるように記載されている必要があります。

宛名

支払った自分や従業員の名前が明確に記入されている必要があります。

領収書は保管しておく必要がある？

領収書は確定申告後であっても保管しておく必要がありますので注意が必要です。法人と個人事業主では、領収書の保管期間が少し異なりますので、確認しましょう。

法人の場合

法人の場合、法人税法によって、領収書の保管期間が決まっており、法人税申告期限日から起算して、原則7年間の保管が義務づけられています。ただし、会社法の関係で事実上は10年間の保存を税理士、会計士からアドバイスされることが多くあります。

個人事業主の場合

個人事業主の場合、所得税法によって領収書の保管期間が決まっています。保管期間の起点日は確定申告の期限日です。青色申告と白色申告で保管期間は異なります。青色申告の場合、領収書は「現金預金取引等関係書類」になり、原則7年間保管しなくてはなりません。ただし、前々年の所得が300万円以下の場合は、保管期間は5年間になります。白色申告の場合は所得にかかわらず、保管期間は5年間です。ただし、帳簿の保管期間は7年間ですので、領収書も同じように7年間保管しておくとよいでしょう。

改正電子帳簿保存法施行で、領収書の電子保存が義務に

2022年1月、改正電子帳簿保存法が施行されました。電子帳簿保存法とは、領収書を含む帳簿や国税に係る書類について、一定の要件を満たせばデータ保存が可能になる法律です。今回の改正で、電子取引で受け取った領収書の紙保存が禁止になり、電子データ保存が義務化されました。（2023年12月31日までは移行措置がとられています）

電子メールによる領収書の受け取りや、WEBサイトからダウンロードする領収書、クレジットカード決済やスマートフォンアプリなどによる電子決済なども、電子取引になります。また、今回の改正では、国税関係書類のスキャナ保存の要件が緩和され、領収書を電子化する場合、税務署長の事前承認が不要になり、タイムスタンプ付与期間についても、「３営業日以内」が緩和されて、「最長約2カ月と概ね7営業日以内」になりました。

領収書の代わりになる書類の中でも、クレジットカードの利用明細書はWEBサイトからファイルをダウンロードできるため、電子保存に適しているといえます。さまざまな経費をすべて法人カードで支払えば、経理の負担を大幅に軽減するのに役立つでしょう。

まとめ

確定申告で経費を計上するために領収書は重要ですが、領収書をもらえないものや、紛失することはあるものです。そういった場合は、ほかの書類でも領収書の代わりになる場合があります。また、改正電子帳簿保存法により電子取引で受け取った領収書は電子保存が義務化されました。個人事業主の方、フリーランスの方は今後は経費の領収書を電子データで保存しやすいように、法人カードを導入することを検討してみてはいかがでしょうか。

当記事は2023年1月6日時点での情報をもとに執筆しています。

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