領収書なしでも支払いの証明ができれば経費計上は可能

確定申告で経費を計上するために必要な領収書。事務用品を購入したり、取引先の方と食事をしたりして会計する際、領収書をもらう必要があります。一方で、電車やバスの運賃、取引先との食事代の割り勘、仕事上の関係者にお渡しするご祝儀や香典など、領収書が発行されない費用があります。

また、領収書をもらったにもかかわらず、いつの間にか紛失してしまった！というケースもあるでしょう。領収書がなくてもあきらめる必要はありません。経費となる商品やサービスに支払いをしたことを証明できれば、経費計上できる可能性があります。

実は、所得税の申告において、領収書が必須であるとした法律はなく、領収書は支払いの「根拠」となりますが、不可欠な存在ではありません。しかし領収書やレシートが無い場合、支払いに対しての証明を行うために他の根拠を出す必要があります。ここでは領収書の代わりに支払ったことを証明するものをご紹介します。

• レシート
• 出金伝票
• クレジットカードの利用明細
• 電子マネーの支払い履歴
• ATMの振込明細
• 慶弔関係の招待状や案内状
• 請求書・納品書・メールの文面など

レシート

領収書がない場合、明らかに事業のために購入した商品やサービスの支払いであることがわかるレシートがあれば経費として計上できます。

出金伝票

出金伝票とは事業者が現金で事業に関する支払いをしたことを記録する書類です。

出金伝票は市販のものを使うのが一般的ですが、企業によってはオリジナルの書式が用意されていることがあります。出金伝票には、「支払いをした日付」「支払い先の情報」「支払った金額」「支払った目的、商品・サービス」などを記載することで、領収書の代わりとして活用できます。

クレジットカードの利用明細

クレジットカードで支払った場合は、WEBサイトなどからデータをダウンロードできる利用明細も領収書代わりになります。

電子マネーの支払い履歴

電子マネーで支払った場合は、WEBサイトやアプリなどで確認できる利用履歴のデータも領収書代わりになります。

ATMの振込明細

ATMでの銀行振り込みであれば、その際に発行される明細書を利用できます。預金口座から振り込んだ場合は、預金通帳に記載されている記録でもかまいません。

慶弔関係の招待状や案内状

事業の関係者にご祝儀や香典をお渡しした場合は、日付やお渡しした相手の名前、金額、内容などをメモに残し、出金伝票を起こしましょう。結婚式の招待状や葬儀の案内状も添付するとよいでしょう。

請求書・納品書・メールの文面など

請求書や納品書は領収書の代わりになるものではありませんが、銀行振込みやクレジットカード支払いの場合は、経理清算をする上で利用できます。また、請求書に「代済」「了」「相済」などと記入されているものや、金銭を支払ったことがわかるお買い物票などは領収書の代わりにできます。

納品書も領収書代わりにはなりませんが、「納品書兼領収書」が発行されている場合は、領収書代わりに使用できます。

通信販売で商品を購入した際に送られる、購入明細確認メールや支払い完了メールも削除せず保存しておきましょう。

他にも、購入証明書や支払証明書など、エビデンスが残っていれば、領収書の代わりに活用できる可能性がありますので、できるだけ支払いに関する書類は保管しておくことが大切です。

領収書をよくなくしてしまう人には法人カードの利用がおすすめ

領収書をもらったら、確定申告まで紛失しないように保管する必要があります。しかし、1年間分をとっておく必要があるため、いつの間に紛失してしまうことはあるものです。領収書をよくなくす人におすすめしたいのが法人カードです。

WEB明細で支払い先や金額を一元管理できる

事業にかかる支払いをすべて法人用カードでまとめて決済すれば、WEB明細で支払い状況を一元管理でき、引き落としのタイミングも月１回に揃えることができます。

電子マネーなどの他の決済手段より利用できる場所が多い

電子マネーよりも利用できる店舗が多いため決済手段として便利です。

会計ソフトとの自動連係が可能

会計ソフトと連係できる法人カードが便利です。カードで支払った情報が自動で会計ソフトに反映されるので、面倒な仕訳を入力する手間が省けミスも防げます。

すべての経費を法人カードで支払えば、支払いに関する情報はすべてWEB明細で管理できるので、領収書がなくても確定申告で経費に計上できます。領収書を紛失して経費を請求できなかった…という事態も防げるでしょう。ただし、こちらは冒頭でもお伝えをした消費税の免税事業者の方のみとなり、大企業ではこの限りではありません。

不正やミスが起きにくい

追加カードを従業員に渡すことで、誰がどこで何に支払ったのかを可視化できるため不正や金額のミス計上が起きにくく、無駄な経費が発生するリスクを軽減できます。

法人はもちろん個人事業主でも法人カードの作成が可能

昨今増えている、個人与信が審査の対象の法人カードは、法人だけでなく、個人事業主でも作成できます。経費管理に時間を割けない経営者や領収書をなくしてしまうことが多く、経費管理に手間がかかっている個人事業主の方におすすめです。

ラグジュアリーカードの特徴

法人カードの作成を検討しているなら、ラグジュアリーカードがおすすめです。ラグジュアリーカードは審査から発行手続きまで5営業日程度。個人事業主でも申込み可能です。高いポイント還元率が魅力で、Mastercard® Gold Card™（以下、ゴールドカード）は1.5％、Mastercard® Black Card™（以下、ブラックカード）は1.25％、Mastercard® Titanium Card™（以下、チタンカード）は1.0％となっています。

ラグジュアリーカードには、ビジネスの発展に活用できるユニークな特典が多く用意されています。

• 支払いたい金額を引き落とし口座に事前に振り込めば、利用限度額を超える高額決済が可能な「事前入金サービス」。
• ラグジュアリーカード厳選のレストランで、指定のコースを予約するとレストランと指定場所の間をハイヤーで片道送迎してくれる「ラグジュアリーリムジン」。
• 法人カードのゴールドカード会員が自社の商品やサービスを特別プランやパッケージとして全ラグジュアリーカード会員に向けてPRできる「LCオーナーズコミュニティ」。
• 会員同士の出会いをサポートし、人脈を広げるきっかけを作れる「ネットワーキング型ソーシャルアワー」。

まとめ

今回は、確定申告で領収書がない経費を計上したい場合、領収書代わりになるものについて解説しました。支払った証拠になる領収書は重要な書類ですから、できるだけ紛失しないように心がけましょう。その点、法人カードを利用すれば、領収書を紛失するリスクを回避できます。会計ソフトと連携すれば経理の手間を大幅に削減でき、ミスも防げるでしょう。経営者や個人事業主の方は法人カードの利用をぜひ検討してみてください。

ラグジュアリーカードの詳細はこちら